Prima della sagra
Questa parte si fa una volta sola e non ha fretta: un pomeriggio davanti a un computer, giorni prima. Tutto quello che si prepara adesso è tempo che non si perde la sera, quando c'è la fila.
1. L'organizzazione e le persone
L'organizzazione è la pro loco, il comitato, l'associazione: chi risponde di quello che succede. Si crea una volta e resta.
Poi si invitano le persone che lavoreranno alla sagra. Ognuna riceve un invito via mail e al primo accesso completa il proprio profilo.
Non serve dare a tutti gli stessi poteri. Chi sta in cassa deve poter aprire un turno e battere; annullare un ordine o chiudere il cassetto sono permessi a parte, e si danno a chi ne risponde.
2. La sagra
Una sagra — o meglio: una sua edizione — è il contenitore di tutto il resto: i banchi, il listino, i turni di cassa, gli ordini. La Sagra della Castagna 2026 e quella del 2025 sono due sagre distinte, e devono esserlo: i numeri di una non si mescolano con l'altra.
Serve dichiarare:
- il nome e le date;
- il fuso orario, che decide a quale giornata appartiene un ordine battuto all'una di notte;
- la valuta e l'IVA di riferimento;
- il prefisso dei numeri d'ordine, se ne vuoi uno. Con prefisso
Agli ordini si chiamanoA-014; senza, sono014. Serve quando ci sono più casse e i numeri rischiano di sovrapporsi a voce.
Una sagra nasce in bozza. In bozza si configura tutto ma non si batte niente: è apposta, perché una configurazione a metà non deve poter incassare.
3. I banchi
Un banco (o postazione) è un posto fisico dove qualcuno lavora. Ogni banco fa una o più di tre cose, e sono queste tre a decidere cosa vedrà chi ci sta davanti:
| Il banco… | Vuol dire |
|---|---|
| prende ordini | è una cassa: si batte e si incassa |
| prepara | ci si cucina o ci si spina: riceve le comande |
| consegna | è il banco di ritiro: da lì il cliente porta via |
Si combinano. Un bar di sagra spesso spina e consegna. Una cassa centrale prende ordini e basta. Una cucina prepara e basta.
Per «prepara» e «consegna» c'è una seconda domanda: qualcuno segna l'avanzamento?
- Sì → quel banco avrà la sua schermata con la coda dei piatti, e il cliente sente chiamare il numero quando è pronto.
- No → il talloncino esce lo stesso, il lavoro si fa lo stesso, ma nessuno tocca un tablet. Va dichiarato: altrimenti il sistema direbbe «pronto» nell'istante del pagamento, cioè direbbe una bugia.
4. Cosa si vende, e dove si prepara
Qui si dichiarano i menù, le sezioni e le spine che questa sagra vende. Non si riscrive niente: si accende quello che serve, prendendolo dall'anagrafica.
E per ogni cosa accesa si dice dove si prepara e dove si ritira.
Il passo che sembra facoltativo e non lo è
Le regole si ereditano verso il basso: dichiararle sulla sezione del menù le fa valere per tutti i piatti che contiene. Ma un piatto per cui nessuno ha mai detto dove si prepara finisce in un limbo: risulta «da preparare», in coda a nessuna postazione. In pratica:- non compare nella schermata della cucina;
- la sua comanda non esce dalla stampante;
- risulta già pronto nell'istante in cui viene pagato.
Il listino di cassa si ricompila da solo ogni volta che salvi una di queste regole: quello che i bottoni della cassa mostreranno è sempre l'ultima cosa che hai dichiarato.
5. Il controllo prima di aprire
Prima di aprire la sagra, guarda il pannello di prontezza. Distingue due cose:
- Blocchi — cose che fermano la serata. Nessun banco che prende ordini; listino mai compilato.
- Avvisi — cose che funzionano ma produrranno un guaio. Voci da preparare senza un posto dove prepararle; banchi che preparano senza che nessuno segni l'avanzamento; regole che puntano a un menù che non è più in vendita.
Gli avvisi non impediscono di aprire. Vale comunque la pena leggerli tutti: sono esattamente i problemi che si scoprono altrimenti col cliente davanti.
6. Aprire
Quando il pannello è a posto, si porta la sagra da bozza ad aperta. Da quel momento si può battere.